Dans le précédent billet de blog, nous avons aborder l’importance pour une entreprise de sensibiliser ses collaborateurs sur différents sujets tels que le développement durable, un déménagement, la protection de ses informations, une réglementation ou une norme s’imposant à plusieurs de ses métiers etc.
Pour mettre en place ces projets de sensibilisation, il faut respecter 4 grandes étapes. La première, abordée précédemment, consiste à effectuer un état des lieux. Cette étape n’est pas obligatoire mais fortement conseillée car elle permet de réaliser une première mesure du niveau de connaissance, de sensibilité de la population sur un périmètre donné.
ETAPE N°2 : Préparer la sensibilisation
Identifier les populations cibles
Pour que le projet de sensibilisation soit efficace, il est important d’identifier les populations cibles et de l’adapter à celles-ci.
On dénombre toutefois deux types de populations :
- La population conjoncturelle, c’est-à-dire les acteurs qui participeront au projet et permettront à terme le changement
- La population fonctionnelle, c’est-à-dire celle à qui seront adressés les messages clés
Cartographie conjoncturelle
Plus l’objectif de la sensibilisation est stratégique, plus il faut affiner sa compréhension du contexte et de la position des acteurs vis-à-vis d’un sujet.
Cela est essentiel pour mener à bien et de façon pertinente les actions de sensibilisation.
Les objectifs sont ici de « cartographier les acteurs » afin de:
- Se représenter (éventuellement visuellement) l’ensemble des parties prenantes
- Comprendre où concentrer les efforts d’implication et communication
- Identifier les problèmes d’adhésion des parties prenantes et les solutions
Cela suppose de faire l’inventaire des acteurs, et d’identifier la nature de « l’énergie qu’ils injectent » dans le changement au moyen d’une carte qui permet de visualiser le degré de synergie et d’antagonisme des acteurs.
On va alors s’apercevoir que parfois, s’il y a éventuellement des opposants, il y a aussi peu d’alliés, en tout cas, peu d’alliés déclarés. Il faut donc en créer, en susciter. La stratégie des alliés est fondamentalement une démarche visant à accroître le nombre d’acteurs mettant de l’énergie dans un changement. Il est aussi nécessaire d’accepter une certaine dose de résistance de ses alliés, c’est-à-dire ne pas chercher qu’ils aient, en tout point, le même avis que nous. L’important est qu’ils injectent de l’énergie dans le projet. Une large part de la réussite du projet va donc dépendre du talent et de l’écoute du pilote du changement, de sa capacité à intégrer, dans le projet, ce qui est important pour eux.
Enfin, il faut consacrer plus de temps aux alliés qu’aux opposants.
Principe a priori de bon sens, mais souvent oublié tant est forte la propension à s’occuper des acteurs qui « font du bruit ». L’actualité des entreprises et des réformes publiques fourmille d’exemples où les pilotes du changement (chefs de projet, DRH, Ministres) s’occupent plus des opposants que des alliés (réels ou potentiels), avec pour effet de montrer à tous les acteurs (alliés comme opposants) que l’antagonisme est une stratégie plus payante que la synergie.
Ce sont les alliés qui font la réussite d’un projet, bien plus sûrement que les opposants ne font son échec.
La sociodynamique des acteurs et surtout l’expérience montrent qu’il serait dommage, malgré cela, de délaisser les réfractaires pour ne s’occuper que des enthousiastes au changement.
Effectivement, ignorer un réfractaire risque de le motiver encore plus dans son opposition et, si par malheur celui-ci a une certaine influence sur ses collègues, cela pourra avoir comme conséquence de faire grossir le groupe d’opposants.
C’est d’ailleurs pourquoi, il est essentiel, dans l’étape de cartographie conjoncturelle, non seulement de jauger l’intérêt des personnes pour le changement mais aussi leur influence dans l’organisation.
Afin de consolider l’engagement des différents acteurs et permettre à chacun de bénéficier de clarté sur les rôles définis, nous conseillons de finaliser cette étape par la mise en place d’un RACI.
Cartographie fonctionnelle
La diversité de la population d’une entreprise est une composante majeure dont il faut tenir compte dans le choix des supports et des outils dont on va se servir pour le développement de la culture sur le sujet désiré. Cette diversité s’exprime sur des nombreuses caractéristiques (âge, nationalité, sexe, métier, niveau de formation, goûts, etc.)
En fonction de ces caractéristiques, une personne sera plus ou moins réceptive à une forme de support donnée. L’objectif étant de
toucher la proportion la plus vaste de la population, on utilisera de préférence une gamme d’outils et de supports la plus large possible.
Déterminer et développer les contenus et messages clés à diffuser
Une fois les populations identifiées, il s’agit de déterminer les contenus et messages clés à diffuser.
En effet, la sensibilisation, comme action pédagogique, nécessite de mettre en œuvre une ingénierie pédagogique rigoureuse afin de sélectionner, au regard des finalités, les sujets et les contenus adaptés.
Dans cette phase, les données recueillies lors de l’état des lieux doivent être transformées en cahier des charges.
Ce cahier doit réunir :
- Les objectifs pédagogiques : Que veut-on tester ? Dans quelles conditions ? Sur quels critères d’évaluation ? Pour obtenir quel type de résultats observables ?
- La stratégie adoptée : Quels sont les types de technologies à utiliser ? Sur quel planning ?
- Les moyens pédagogiques : Quels types de media / support / outil utiliser ? Dans quelles situations ? Les types de media sont très nombreux. En exemple, on peut citer des exposés, des questionnaires, des jeux de rôles, du tutorat, du e-learning, etc. Ils peuvent être associés à des situations (face-à-face, groupes de travail, etc.)
Il est important de créer une cohérence d’ensemble, assurée notamment par un contenu commun. Les messages à faire passer doivent être bien identifiés, le fond est bien défini et sert de base à toutes les actions et à la préparation de tous les supports. On obtient ainsi un socle, déclinable selon différentes formes et différents supports ou outils.
Le cahier des charges réalisé, il reste à développer son contenu et donc à construire, créer les outils et supports de formation. Cette phase peut être une simple mise à jour d’outils déjà existants ou la préparation et la réalisation des outils habituels de la formation/sensibilisation.
Cette phase peut être plus complexe et nécessiter des délais plus longs si elle fait appel à des outils technologiques de type plate-forme de sensibilisation en ligne. Dans ce cas, une scénarisation du contenu à médiatiser (saynètes, BD, roman photo, etc.) sera à envisager.
Il est important de combiner différentes variétés de support. Cela permet d’atteindre la population la plus large possible mais aussi d’assurer une répétition des messages clés à faire passer.
La variété des supports permet d’apprendre de façon plus facile, moins rébarbative, mais permet aussi de conserver une souplesse de fonctionnement dans le déroulement de la sensibilisation.
